Version 01/05/2024
Als Buchhaltungs- und Steuerberatungsgesellschaft sind wir für die Verarbeitung zahlreicher Daten verantwortlich, bei denen es sich zum Teil um personenbezogene Daten handelt.
Die Kanzlei sammelt und verarbeitet die Identitäts- und Kontaktdaten, des Mandanten, seiner Familienangehörigen, Mitarbeiter, Geschäftsbeziehungen (Lieferanten oder Kunden) und anderen relevanten Kontaktpersonen. Diese personenbezogenen Daten werden von der Kanzlei in Übereinstimmung mit den belgischen Datenschutzgesetzen und den Bestimmungen der Verordnung 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr, die ab dem 25. Mai 2018 gilt (im Folgenden die „Allgemeine Datenschutzverordnung“) verarbeitet.
Die vorliegende Datenschutzrichtlinie soll Sie daher u.a. über Folgendes informieren:
Der Mandant ist dafür verantwortlich, dass die personenbezogenen Daten, die er der Kanzlei zur Verfügung stellt, korrekt und aktuell sind. Er verpflichtet sich, die Bestimmungen der Allgemeinen Datenschutzverordnung in Bezug auf diese Daten sowie alle anderen personenbezogene Daten, die er von Kunden, Personal, Mitarbeitern und Beauftragten erhält, strikt einzuhalten.
Der Mandant bestätigt, dass er die nachstehenden Informationen zur Kenntnis genommen hat und erlaubt der Kanzlei, seine angegebenen persönlichen Daten im Rahmen der Dienstleistungen der Kanzlei gemäß dieser Datenschutzerklärung zu verarbeiten.
Diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle Einheiten, die zum CONFIANCIA-Netzwerk gehören.
Der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist CONFIANCIA srl.
Der Sitz des Verantwortlichen befindet sich in Rue Fernand Houget 19/1 und seine Unternehmensnummer lautet 0567.647.760.
Bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten wenden Sie sich bitte an CONFIANCIA, per Post an die oben genannte Adresse oder per E-Mail an info@confiancia.be.
Bei jeder Verarbeitung werden nur die Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck relevant Die Verarbeitung besteht aus jeder (manuellen oder automatisierten) Operation an personenbezogenen Daten.
Diese Daten werden nur an Auftragsverarbeiter, Empfänger und/oder Dritte weitergegeben, soweit dies im Rahmen der oben genannten Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Im Allgemeinen verarbeitet die Kanzlei personenbezogene Daten für folgende Zwecke:
1° Gemäß Artikel 26 des Gesetzes vom 18. September 2017 ist unsere Kanzlei verpflichtet, die folgenden personenbezogenen Daten über unsere Mandanten und ihre
Bevollmächtigten zu erheben: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort und, soweit möglich, Adresse.
2° Gemäß Artikel 26 des Gesetzes vom 18. September 2017 ist unsere Kanzlei verpflichtet, die folgenden personenbezogenen Daten über die wirtschaftlichen Eigentümer
der Mandanten zu erheben: Name, Vorname und, soweit möglich, Geburtsdatum, Geburtsort und Adresse.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist eine gesetzliche Verpflichtung. Ohne diese Daten können wir keine Geschäftsbeziehung eingehen (Artikel 33 des Gesetzes vom 18. September 2017).
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten ist eine gesetzliche Verpflichtung. Ohne diese Daten kann die Kanzlei keine Geschäftsbeziehung eingehen.
Ohne die Übermittlung und Verarbeitung dieser Daten sind wir nicht in der Lage, unsere Aufgaben als Buchhalter oder Steuerberater zu erfüllen.
Konkret erhebt, speichert und nutzt die Kanzlei die Daten der Mandanten zu folgenden Zwecken:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kanzlei ist:
Wenn die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Einwilligung des Mandanten ist, hat der Mandant das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ungeachtet der Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf der Einwilligung durch den Mandanten erfolgt ist.
Die Kanzlei muss bestimmte Daten des Mandanten sammeln, um seine Anfragen zu beantworten. Wenn der Mandant sich dafür entscheidet, diese Daten nicht mit der Kanzlei zu teilen, kann dies die Erfüllung des Vertrags verhindern.
Die Kanzlei hat ein berechtigtes Interesse an der Interaktion mit den Mandanten, insbesondere um:
Die Kanzlei achtet in jedem Fall auf ein verhältnismäßiges Gleichgewicht zwischen ihrem berechtigten Interesse und dem Schutz der Privatsphäre der Mandanten.
Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten, die die betroffene Person oder ihre Angehörigen selbst bereitgestellt hat:
Alle anderen persönlichen Daten, die erforderlich sind, um den Auftrag ausführen zu können.
vom Mandanten übermittelte personenbezogene Daten, die sich auf seine Mitarbeiter, Verwalter, Kunden und Lieferanten beziehen.
Personenbezogene Daten können aus öffentlichen Quellen wie der Zentralen Datenbank der Unternehmen, dem Belgischen Staatsblatt und seinen Anhängen sowie der Belgischen Nationalbank (Bilanzzentrale), MyMinFin und andere stammen;
Im Rahmen des Auftrags kann die Kanzlei bestimmte Daten auch über andere Unternehmen sammeln, z. B. aus folgenden Quellen:
Die Kanzlei kann personenbezogene Daten auf Anfrage einer zuständigen Behörde oder aus eigener Initiative übermitteln, wenn sie in gutem Glauben davon ausgeht, dass dies Übermittlung notwendig ist, um Gesetze oder Vorschriften einzuhalten oder um die Rechte oder das Eigentum der Kanzlei, ihrer Mandanten, ihrer Website und/oder von Ihnen zu verteidigen und/oder zu schützen.
Die Kanzlei greift auf dritte Dienstleister zurück:
Die Kanzlei kann persönliche Informationen über ihre Mandanten an Dritte übermitteln, sofern diese Informationen für die Erfüllung eines Vertrags mit ihren Mandanten erforderlich sind. In diesem Fall werden diese Dritten diese Informationen nicht an weitere Dritte übermitteln, außer in einer der beiden folgenden Situationen:
Die Übermittlung dieser Informationen an die oben genannten Personen muss sich unter allen Umständen auf das beschränken, was unbedingt notwendig ist oder von den geltenden Vorschriften verlangt wird.
Die Kanzlei hat geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sowohl für die Erhebung als auch für die Aufbewahrung der Daten ergriffen, um ein angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten und um folgendes so weit wie möglich zu verhindern:
Diese Verfahren gelten auch für alle Subunternehmer, die von der Kanzlei beauftragt werden.
In dieser Hinsicht unterliegen die Angestellten, Geschäftsführer oder Mitarbeiter der Kanzlei, die Zugang zu diesen Daten haben, einer strengen Geheimhaltungspflicht.
Die Kanzlei kann jedoch nicht haftbar gemacht werden, wenn diese Daten trotz der ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen von einem Dritten gestohlen oder missbraucht werden.
Hierzu gehören Identifikationsdaten und die Kopie von Beweisen über Mandanten, interne und externe Bevollmächtigte und die wirtschaftlichen Eigentümer von Mandanten.
Gemäß Artikel 60 und 62 des Gesetzes vom 18. September 2017 werden diese personenbezogenen Daten höchstens zehn Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung oder einer gelegentlichen Transaktion mit der/dem Mandantin/en aufbewahrt.
Personenbezogene Daten, die oben nicht genannt sind, werden nur so lange aufbewahrt, wie dies in der anzuwendenden Gesetzgebung wie dem Buchhaltungsrecht, dem Steuerrecht und dem Sozialrecht vorgesehen ist, es sei denn, es handelt sich um personenbezogene Daten, die die Kanzlei auf der Grundlage spezifischer Gesetze oder im Falle eines laufenden Rechtsstreits, für den die personenbezogenen Daten benötigt werden, länger aufbewahren muss.
7.1. Gemäß den Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten hat der Mandant, vorbehaltlich des in Artikel 2 aufgeführten Sonderfalls, die folgenden Rechte:
Zur Durchsetzung Ihrer Rechte können Sie stets einen schriftlichen Antrag zusammen mit einer Kopie Ihres Personalausweises oder Reisepasses an den für die Verarbeitung Verantwortlichen richten, und zwar per E-Mail: info@confiancia.be oder auf dem normalen Postweg.
7.2. Personenbezogene Daten, die die Kanzlei gemäß dem Gesetz vom September 2017 aufbewahren muss
Dies betrifft personenbezogenen Daten von Mandanten, Bevollmächtigten und wirtschaftlichen Eigentümern von Mandanten.
In diesem Zusammenhang müssen wir Ihre Aufmerksamkeit auf Artikel 65 des Gesetzes vom 18. September 2017 lenken:
“ Art. 65. Die Person, die von der Verarbeitung personenbezogener Daten nach diesem Gesetz betroffen ist, hat kein Recht auf Zugang und Berichtigung ihrer Daten, kein Recht auf Vergessenwerden, auf Übertragbarkeit dieser Daten oder auf Einspruch, kein Recht auf Profiling und kein Recht auf Benachrichtigung über Sicherheitslücken.
Das Recht der betroffenen Person auf Zugang zu ihren personenbezogenen Daten wird gemäß Artikel 13 des oben genannten Gesetzes vom 8. Dezember 1992 indirekt bei der gemäß Artikel 23 des genannten Gesetzes eingerichteten Kommission für den Schutz des Privatlebens ausgeübt.
Der Ausschuss für den Schutz des Privatlebens teilt dem Antragsteller lediglich mit, dass die erforderlichen Überprüfungen durchgeführt wurden und welches Ergebnis sie hinsichtlich der Rechtmäßigkeit der betreffenden Verarbeitung erbracht haben.
Diese Daten können dem Antragsteller mitgeteilt werden, wenn der Ausschuss für den Schutz des Privatlebens in Absprache mit der CFI und nach Stellungnahme des für die Verarbeitung Verantwortlichen einerseits feststellt, dass ihre Mitteilung weder das Vorliegen einer Verdachtsmeldung nach Artikel 47 und 54 aufdecken kann, der daraufhin ergriffenen Maßnahmen oder der Ausübung des Rechts der CFI, zusätzliche Informationen gemäß Artikel 81 anzufordern, noch den Zweck der Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung in Frage stellen, und andererseits, dass sich die betreffenden Daten auf den Antragsteller beziehen und von den steuerpflichtigen Einheiten, der CFI oder den Kontrollbehörden zum Zweck der Anwendung dieses Gesetzes aufbewahrt werden. „
Zur Durchsetzung Ihrer Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten müssen Sie sich daher an die Datenschutzbehörde wenden (siehe Punkt 8).
Sie können eine Beschwerde über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch unsere Kanzlei bei der Datenschutzbehörde einreichen:
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel
+32 (0)2 274 48 00
Fax: +32 (0)2 274 48 35
URL: https://www.privacy commission.be/
Die Kanzlei kann die Datenschutzerklärung durch Mitteilung an die Mandanten über ihre Website oder per E-Mail ändern und anpassen, insbesondere um neuen anwendbaren Gesetzen und/oder Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, den Empfehlungen der belgischen Datenschutzbehörde, den Leitlinien, Empfehlungen und bewährten Verfahren des Europäischen Datenschutzausschusses und den Entscheidungen von Gerichten zu diesem Thema zu entsprechen.
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Diese Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und angepasst, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Sie haben eine Reihe von Rechten in Bezug auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. So haben Sie vorbehaltlich des Umfangs der einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen das Recht:
In Luxemburg ist dies die Nationale Kommission für den Datenschutz (Commission nationale pour la protection des données, CNPD);
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Es ist möglich, dass wir diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern oder ergänzen. Unter anderem aufgrund von Gesetzesänderungen, der Entwicklung neuer Dienstleistungen oder einer Änderung der Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten.
Damit Sie über alle Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie auf dem Laufenden bleiben, werden wir das Datum der Überarbeitung oben auf dieser Seite ändern. Die neue, geänderte oder ergänzte Datenschutzrichtlinie gilt ab diesem Änderungsdatum. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig zu überprüfen, um sich über mögliche Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus erhalten alle unsere Mandanten die aktualisierte Version zusammen mit einer Zusammenfassung der Änderungen per E- Mail.
Wenn Sie weitere Informationen über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch ACBV GIE benötigen oder eine PDF- Version dieser Datenschutzrichtlinie anfordern möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter folgender Adresse: info@ confiancia.be
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